Tiếng Anh · Bài viết

Xử Lý Khiếu Nại & Phàn Nàn

Có sai sót thì phải đối mặt. Khi khách phàn nàn — về kích thước, độ trễ, hay mối hàn — tôi dùng vài câu này để giữ bình tĩnh và giữ khách.

Khách giận thì mình càng phải nhẹ giọng. Tôi chia 40 câu: lắng nghe, xin thông tin, nhận lỗi, đưa giải pháp, và theo sau để lấy lại lòng tin.

01 — 08

Lắng Nghe & Ghi Nhận

Thank you for bringing this to my attention.Cảm ơn anh/chị đã báo việc này.

I'm sorry to hear that.Tôi rất tiếc nghe điều đó.

I understand your concern.Tôi hiểu sự lo ngại của anh/chị.

Please tell me more about the issue.Vui lòng kể rõ hơn về vấn đề.

That must be frustrating.Điều đó hẳn rất khó chịu.

I hear you.Tôi nghe rõ anh/chị nói.

Let me make sure I understand.Để tôi chắc mình hiểu đúng.

We take this seriously.Chúng tôi coi việc này nghiêm túc.

09 — 17

Xin Thông Tin & Kiểm Tra

Could you send a photo of the defect?Anh/chị gửi ảnh lỗi được không?

What are the actual dimensions?Kích thước thực tế là bao nhiêu?

When did the problem appear?Lỗi xuất hiện khi nào?

Can you share the batch number?Chia sẻ số lô được không?

We'll inspect our records.Chúng tôi sẽ kiểm tra hồ sơ.

Let me talk to the workshop.Để tôi hỏi xưởng sản xuất.

We'll investigate and reply by [date].Chúng tôi sẽ xác minh và trả lời trước [ngày].

Is the part still usable?Chi tiết vẫn dùng được chứ?

We need a few days to check.Chúng tôi cần vài ngày để kiểm tra.

18 — 26

Nhận Lỗi & Giải Thích

You are right, this is our mistake.Anh/chị đúng, đây là lỗi của chúng tôi.

We apologize for the error.Chúng tôi xin lỗi vì sai sót.

It seems the tolerance was off.Hình như dung sai bị lệch.

The weld may not have been inspected.Mối hàn có thể chưa được kiểm tra.

This should not have happened.Việc này không nên xảy ra.

We overlooked this step.Chúng tôi đã bỏ sót bước này.

No excuse — we'll fix it.Không biện minh — chúng tôi sẽ sửa.

Thank you for your patience.Cảm ơn sự kiên nhẫn của anh/chị.

We value your business.Chúng tôi trân trọng hợp tác của anh/chị.

27 — 34

Đưa Giải Pháp

We'll remake the part free of charge.Chúng tôi làm lại miễn phí.

We can offer a partial refund.Chúng tôi hoàn lại một phần tiền.

We'll cover the return shipping.Chúng tôi chịu phí ship trả lại.

Can we send a replacement next week?Gửi hàng thay thế tuần sau được không?

We'll add an extra inspection step.Chúng tôi sẽ thêm bước kiểm tra.

Let's arrange a video call to review.Sắp xếp gọi video xem lại nhé.

We'll prevent this in future.Chúng tôi sẽ tránh lỗi này sau này.

Does this solution work for you?Cách giải quyết này ổn với anh/chị chứ?

35 — 40

Theo Sau & Lấy Lại Niềm Tin

Just checking if the replacement arrived.Tôi hỏi thăm hàng thay thế đã tới chưa.

Is everything satisfactory now?Mọi thứ ổn chưa ạ?

We've updated our QC process.Chúng tôi đã cập nhật quy trình QC.

Thank you for your understanding.Cảm ơn anh/chị đã thông cảm.

We hope to keep working together.Hy vọng được tiếp tục hợp tác.

Your feedback helps us improve.Góp ý của anh/chị giúp chúng tôi tốt hơn.

Ghi chú

Khách Giận Là Dịp Sửa Mình

Lỗi là chuyện thường trong gia công. Tôi không tranh cãi khi khách đúng — nhận, sửa, rồi thêm bước kiểm soát. Khách thấy mình xử lý nghiêm túc thường quay lại, thậm chí giới thiệu thêm người.